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La domiciliation commerciale contribue à l'image de votre entreprise

Le principe de la domiciliation commerciale est régi par le décret n° 85-1280 du 5 juillet 1985. Un tiers des créateurs d'entreprise auraient recours à une société de domiciliation ou à un centre d'affaires.

Utiliser une société de domiciliation offre plusieurs avantages :

  • le choix de l'adresse de son activité,
  • l'accès à de nombreux services comme la récupération de courrier, l'accueil, le secrétariat, le standard, la location de bureaux et de salles de réunions,
  • la possibilité de rencontrer d'autres dirigeants d'entreprises
  • une image de sérieux et une meilleure pérennité à l'entreprise.

Il est très important de choisir une société de domiciliation qui est agréée par la préfecture et qui porte le label de qualité du SYNAPHE (Syndicat National des Professionnels de l'Hébergement d'Entreprises). L'ancienneté de l'entreprise de domiciliation est aussi un point essentiel à ne pas négliger.

Le contrat de domiciliation

Une société qui a recours à une société de domiciliation doit signer un contrat de domiciliation avec celui qui « l'héberge ».

Nos formules de domiciliation présentent les caractéristiques suivantes :

  • Un contrat de domiciliation reconnu par les pouvoirs publics;
  • Un contrat conforme à la charte SYNAPHE;
  • Une contrat d'une durée de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction;
  • Des règlements trimestriels ou annuels, terme à échoir (payable à l'avance);
  • Une avance sur prestations de 3 mois demandée en début de contrat;
  • La mise à disposition du courrier dans nos locaux.

Les obligations sont liées à l'article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985 : « toute personne qui s'installe, dans les locaux occupés en commun par une ou plusieurs entreprises, le siège de son entreprise ou, lorsque ce siège est situé à l'étranger, une agence, une succursale ou une représentation, présente à l'appui de sa demande d'immatriculation, le contrat de domiciliation conclu à cet effet, avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux ».

Domiciliation commerciale : les obligations des parties

Voici un tableau récapitulatif des différentes obligations de la société de domiciliation et de celles de l'entreprise cliente :

Obligations pour le domiciliataire

Obligation pour l'entreprise cliente

  • Être immatriculée au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers.

Mettre à la disposition de la personne domiciliée (société) :

  • Des locaux lui permettant d'effectuer des réunions régulières des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise,
  • L'installation des services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements. Si le domicilié garde ses documents comptables, il doit remplir chaque année une attestation qui précise leur lieu de conservation.

Obligations administratives :

Le domiciliataire s'engage et s'oblige à informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation de ce dernier, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux.

Obligations légales :

  • Selon l'article L-561-2 du code monétaire et financier, les sociétés de domiciliation se doivent d'avoir une obligation de vigilance et d'effectuer en cas de soupçon une déclaration.
  • C'est un système d'évaluation de la gestion et de la classification des risques selon le profil du client : pour la lutte contre le blanchiment des capitaux, les financements terroristes et les fraudes fiscales.
  • Ces identifications du profil du client doivent être faites avant l'entrée en relation d'affaires, c'est-à-dire avant la signature du contrat de domiciliation.

S'engage à utiliser effectivement et exclusivement les locaux :

  • Soit comme siège de l'entreprise,
  • Soit comme agence, succursale ou représentation si le siège est situé à l'étranger.

Prend l'engagement d'informer le domiciliataire de tout changement relatif à sa forme juridique et son objet ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir général de l'engager.

Donne mandat au domiciliataire qui l'accepte de recevoir en son nom toute notification.

Avantages et inconvénients de la domiciliation d'entreprise

Avantages

Inconvénients

  • Facilité d'accès (nos bureaux sont situés dans des quartiers d'affaires et nous sommes ouverts de 8 :30 à 19 :00 du lundi au vendredi).
  • Installation à moindres frais en évitant de louer des bureaux en permanence (comparatif coûts)

Idéal pour un créateur d'entreprise qui n'a pas besoin de bureaux dans l'immédiat :

  • Permet de limiter ses charges: dans la société de domiciliation, les coûts fixes se transforment en coûts variables, les dépenses sont proportionnelles au besoin en mètres carrés, le domicilié est exonéré d'un bail commercial (3/6/9) et des charges d'un local,
  • Les contrats sont flexibles et peuvent être de courte durée,
  • Pas besoin d'embaucher pour des besoins en secrétariat,
  • Séparation entre adresse professionnelle et vie privée : possibilité de ne pas mentionner son adresse personnelle, par exemple en cas de litige.
  • Cette adresse apparaît sur tous les documents administratifs de la société, tels que les fiches de paie, les factures, le papier à en-tête...
  • Evite des démarches administratives en cas de changement de domicile du chef d'entreprise (qui obligerait un transfert de siège de la société).

Aspect stratégique de l'adresse : permet de choisir une adresse qui contribue à la crédibilité de l'entreprise.

  • La domiciliation peut parfois être un obstacle pour ouvrir un compte bancaire.
  • Certains domiciliataires ne sont pas en conformité avec la législation et ne sont pas titulaire de l'agrément préfectoral désormais obligatoire pour exercer ce métier. 

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